Hubspot Sales Pro onboarding : comment paramétrer votre outil ?

Vous savez que nous aimons les outils de vente qui facilitent la vie des commerciaux.
Avec la plateforme incontournable Hubspot CRM, vous avez accès à des différents HUB (ou modules) intégrés, à savoir : Marketing, CMS, Opérations, Service et Sales.
Chaque brique est déclinée en 4 versions : gratuite, starter, pro et entreprise.
L'onboarding du Sales Hub, en particulier de la version pro (avec automatisations de vos processus de ventes) n’est pas à prendre à la légère si vous voulez en tirer profit. Voici comment faciliter votre prise en main du Sales Hub en version PRO, pour un retour sur investissement rapide.

Qu’est ce que le Hub Sales de Hubspot ?

Si vous souhaitez accélérer votre processus commercial et passer moins de temps sur des tâches chronophages et sans valeur, Hubspot Sales est l’outil qu’il vous faut.
Il vous fera gagner un temps conséquent grâce aux nombreuses fonctionnalités d’automatisation.
L’objectif est que vos commerciaux soient plus productifs, qu'ils passent plus de temps à vendre, à transformer les opportunités pour développer votre chiffre d’affaires et moins sur les tâches ô combien nécessaires au suivi commercial mais répétitives et inefficaces.

Le Hub Sales se décline en 4 versions :

• Free (gratuite) : pour connecter sa boite email et son agenda directement au CRM, avec 5 modèles d’email gratuits

• Starter (sans automatisations) : vendu avec 2 seats (sièges) pour 17 €/mois avec 2 pipelines personnalisés et une bibliothèque de produits et des modèles de devis (sans signature électronique)

• Pro (automatisations) : vendu avec 5 seats (sièges) pour 460 €/mois et 15 pipelines personnalisés, les séquences email automatisées, des fonctionnalités ABM, d’appels, de devis avec signature électronique, de guide conversationnels…et surtout d’automatisation du processus de vente.

• Entreprise (avancé) : vendu avec 10 seats (sièges) pour 1104 €/mois et 100 pipelines personnalisés, et des possibilités avancées de customisation (objets personnalisés), de reportings, Intelligence conversationnelle et Score prévisionnel des leads.

  
  

   

Comme son nom l’indique le Hub Sales est donc la brique utilisée par les commerciaux des forces de vente, mais aussi de l’administration des ventes (sales OPS). Il rassemble les meilleurs outils modernes qui améliorent les performances des équipes commerciales.

En ce sens, vous allez pouvoir, en fonction de la version choisie :

• Optimiser votre prospection et améliorer le suivi commercial
• Créer un process sales personnalisé : pipeline, bibliothèque de produits et créations de devis en toute simplicité, avec signature électronique.
• Prospecter avec des vidéos personnalisées pour vous démarquer et pour améliorer l’expérience client.
• Passer des appels et les enregistrer
• Envoyer des e-mails (en automatisant) ou inscrire des contacts dans une séquence.
• Scorer vos leads et se concentrer sur les meilleurs contacts avec forte probabilité de devenir clients
• Calculer les commissions de commerciaux et les incentives
• Suivre les animations commerciales et mieux manager vos équipes commerciales
• Chatter en direct
• Organiser des réunions et les compte-rendus
• Accéder aux dashboards
• Mettre en place des reporting et KPIs.
• Automatiser les processus de vente
• Gérer une base documentaire
• Créer des playbooks (guides conversationnels)

Comment implémenter le Sales Hub de Hubspot ?

Lors de l'acquisition de HubSpot, il existe 3 manières de l’implémenter : seul, avec l’aide (payante) de l’éditeur Hubspot, avec un partenaire comme MMIO (service payant également).

2.1. Implémentation du Sales Hub Pro Seul

Si vous avez déjà utilisé des CRM, il est possible que vous puissiez, en passant du temps et en passant les certifications incluses dans votre abonnement, déployer vous même la solution.

2.2. Implémentation du Sales Hub Pro avec l’aide d’un consultant de l’éditeur :

Hubspot vous propose (service payant), une intégration standardisée et adaptée à la plupart des entreprises.

2.3. Implémentation du Sales Hub Pro assurée par un Hubspot Solution Partenaire :

Quand vous choisissez un partenaire comme MMIO, c'est l’assurance d’un onboarding personnalisé, et répondant à des besoins métiers et opérationnels précis.

Pourquoi implémenter Sales Hub Pro avec un partenaire ?

Il y a plusieurs raisons à cela mais deux sautent aux yeux :

Premièrement car il connaît bien l’outil qu’il utilise au quotidien (NDLR :MMIO est un des premiers partenaires en France, depuis 2015 et dispose de toutes les certifications) et que son métier est de déployer dans les règles de l’art les plateformes de ces clients.

Deuxièmement car il passera en effet le temps nécessaire pour conseiller, configurer et paramétrer selon vos usages et votre métier, avec des ateliers préalables pour mieux pouvoir :

3.1. Définir et optimiser votre processus de vente

Construire un processus de vente optimisé fait partie des missions du partenaire. Nous avons constaté que beaucoup d’entreprises n’ont jamais investi dans la création ou l'optimisation de leur process sales.

3.2. Automatiser vos processus commerciaux

Pour ne pas perdre de temps avec des tâches répétitives, un partenaire automatise les activités récurrentes de vos vendeurs afin qu'ils puissent se concentrer sur les actions ayant un impact sur la croissance de votre chiffre d'affaires.

3.3. Intégrer Sales Pro + HubSpot CRM à vos outils

Un partenaire vous aidera à centraliser les données dans le CRM Hubspot et à implémenter au mieux vos outils actuels (Linkedin, Gmail, Outlook…) afin que l'échange et la synchronisation des données soient automatisés le plus possible.

3.4. Créer des tableaux et reporting fiables

Un des points clés des ateliers est la définition des tableaux de bord et reportings personnalisés en fonction de vos objectifs et méthodes de travail. Le Sales Hub a pour vocation de devenir le centre de pilotage ou cockpit de vos opportunités en cours.

Chaque membre de l’équipe Sales doit pourvoir suivant son habilitation, suivre le déroulement des affaires, notamment les opportunités commerciales créées et leur avancement ou blocage.

Avouez que recevoir tous les matins votre reporting et celui de vos commerciaux aide grandement la prise de décision, au lieu d’aller chercher les infos éparpillées à la compta’, à l’ADV ou chez le DAF.

3.5. Adopter la solution par l’écoute et la formation

Une fois l’implémentation réalisée, il est indispensable de former vos collaborateurs afin qu'ils prennent en main l'outil et qu'ils l'utilisent efficacement au quotidien pour améliorer la performance commerciale.

Les étapes d’un onboarding de Hubspot Sales Pro

En général, lors d’un onboarding Sales Pro, nous déroulons donc des ateliers personnalisés par objet.
Ainsi, si nous devons par exemple implémenter la bibliothèque de produits et des devis électroniques, il font l'objet d'un atelier d'échange et cadrage tactique

4.1. Etape 1 : les objectifs à atteindre et le plan (GANTT) pour y arriver

Un onboarding commence toujours par une réunion qui rappelle les objectifs et présente le GANTT du projet, autrement dit les dates d’atelier et le planning de déploiement.

4.2. Etape 2 : Implémentation/Déploiement

Une fois les ateliers réalisés et les notes de cadrage validées, le chef de projet ou consultant se charge de configurer la plateforme selon vos attentes.

4.3 Etape 3 : La formation

Nous formons vos équipes aux subtilités de Hubspot Sales et partageons les bonnes pratiques (et nos meilleures astuces) pour tirer la quintessence de l’outil.

4.4 Etape 4 : Contrat de services et support

Un partenaire reste réactif quant à vos demandes d'évolution, de modification ou de formation avancée, mais aussi à l’assistance et le support aux utilisateurs.

Focus sur l'implémentation des fonctionnalités phares de Sales Hub Pro

5.1. Connecter son agenda Gmail/Outlook

Dédié à la prise de rendez-vous en toute autonomie par vos prospects et clients, une des fonctionnalités premières de Hub Sales Pro est de pouvoir connecter son agenda en bidirectionnel.

Pour ce faire vous devrez au préalable télécharger l’extension Hub Sales et connecter votre boîte mail à HubSpot en ayant créé un premier lien de réunion pour utiliser les fonctionnalités de liens de groupe et Round Robin.

Il existe 3 types de liens de RDV :

1. Le lien de rendez-vous en solitaire : pour votre propre agenda connecté à Google Agenda ou Outlook

2. Le lien de rendez-vous de groupe ou équipe : pour inclure plusieurs collaborateurs dans une même réunion, suivant leurs disponibilités

3. Le lien de rendez-vous dit “Round Robin” : pour répartir et optimiser (notamment grâce à l’attribution automatique) le remplissage des agendas de vos vendeurs. A partir d’un certain volume de prise de rendez-vous de prospects, cette option est vite indispensable

5.2. Connecter Linkedin

Vous pouvez connecter avec Sales Navigator Team (mono directionnel) ou Leadjet (bi directionnel). Les 2 nécessitent un abonnement additionnel à ces outils complémentaires mais vous feront gagner un temps fou, en évitant les ressaisies et en synchronisant notamment les conversations des messages privés notamment directement dans Hubspot CRM.

5.3. Les Modèles d’email

Fini les copiés-collés. Les modèles vous évitent de devoir retaper pour la énième fois les mêmes e-mails que ce soit pour vous ou votre équipe.
Par exemple, le sempiternel email d’envoi de la plaquette, du catalogue de votre entreprise, des CGV, du RIB …
Depuis votre boite email, vous pouvez même enregistrer des copies de ces emails, afin de simplifier leur reproduction et de les partager à plus grande échelle.

Un des avantages de Hub Sales Pro, c’est de pouvoir insérer dans ces modèles des jetons (tokens en VO) de personnalisation, permettant au CRM d’aller piocher dans des propriétés des fiches de contacts ou entreprises. Et de faire en un clic de souris, de la personnalisation de masse.

De plus, ces modèles sont disponibles aussi bien depuis Hubspot que depuis votre boîte mail.

5.4. Les séquences : un outil de prospection indispensable pour vos commerciaux

Une fois les modèles d’émail rédigés, vous allez pouvoir les utiliser dans des séquences de prospection.
Une séquence est une série de mails automatisés et scénarisés.

Exemple simple en 2 étapes :

1. Envoi d’un modèle d’email automatisé à J

2. Si pas de réponse alors envoyer un email de relance à J+2 et créer une tâche pour le commercial dans son agenda + une notification à l’ADV

Si le prospect répond entre l’étape 1 et 2, la séquence s’arrête automatiquement.

Vous pourrez bien sûr mesurer la performance de toutes ces actions, en créant des rapports personnalisés (voir plus bas).

5.5. Snippets (blocs de texte prédéfinis)

Les “snippets” (ou bloc de texte) sont des courts textes personnalisables utilisables dans la fonction chatbot ou dans des e-mails semi-automatisés. Gain de productivité garantis.

5.6. Automatisation : les workflows

Les versions PRO de Hubspot disposent de l’automatisation. Il y a plusieurs types possibles.

Prenons l’exemple des Workflows de transaction :

Ils sont faits pour créer des tâches lorsqu'une transaction passe d'une phase à une autre.
Ainsi, il est possible par exemple, de créer une tâche de rappel attribuée à un commercial lorsqu'une transaction est susceptible de se conclure.

Ou d’envoyer un email automatiquement à l’ADV avec toutes les infos de la transaction une fois conclue et un email automatisé du manager pour féliciter le commercial, tout en attribuant des tâches à la production, dans une logique de Revenue Opérations.

Pour ce faire on peut utiliser :

• Les retardateurs de temps : ils permettent d’échelonner vos actions de quelques minutes à plusieurs jours

• Les typologies de communication internes : pour les alertes affaires chaudes par exemple. Après la soumission à un formulaire de demande de démo sur votre site, la visite d’une page succès client ou de la page RDV (sans soumission) vos vendeurs ou Maryse à l’ADV peuvent recevoir une notification d’alerte par email, par un SMS ou encore par une notification directement dans votre Hubspot.

• La typologie de communication externe : si le prospect de la page RDV n’a pas réservé un créneau sur votre agenda, alors on lui on lui envoie une proposition personnalisée par exemple

• Les attributions automatiques : pour attribuer un propriétaire aux contacts et entreprises dans votre CRM.

5.7. Configurer et personnaliser les pipelines et les phases de transactions

Les pipelines de transactions vous permettent de visualiser facilement votre processus de vente, de prédire le chiffre d'affaires et d'identifier les éventuels freins et obstacles de vente. Les phases de transaction sont des étapes qui indiquent qu'une opportunité évolue vers la finalisation de la vente.

5.8. Les produits et la bibliothèque

Avec Hub Sales Pro, vous pourrez créer une bibliothèque de produits reprenant les biens et services que vous proposez.

Vous pourrez les associer à des transactions individuelles. Les produits vous permettent de suivre vos ventes facilement.

5.9. Les devis et devis custom

Lorsqu’une transaction arrive dans la phase devis/contrat à envoyer, vous allez pouvoir éditer un devis afin de faire valider rapidement par le futur client, notamment avec la signature électronique intégrée (technologie Hellosign) .
Vous avez la possibilité d’associer des produits à des transactions et des devis de votre bibliothèque mais aussi de le personnaliser à votre charte graphique ou selon vos besoins (custom quote).

Vous gagnez un temps précieux (parfois décisif dans certains business) lors de la création et de l’envoi du devis, car les informations circulent avec fluidité entre le deal et le devis.

5.10. La messagerie vidéo 1:1

Vous pouvez enregistrer et envoyer des vidéos dans des e-mails individuels, des modèles d'e-mails commerciaux ou quand vous inscrivez des contacts dans la séquence. Chaque vidéo peut avoir une durée allant jusqu'à une heure avec Hubspot Sales Pro.

Très efficace et différenciant (pour le moment) en phase de prospection ou après vente.

5.11. Les outils d’ABM

Les outils ABM (account based marketing) de HubSpot Sales permettent aux équipes marketing et commerciale de travailler ensemble sur les comptes cibles et suivre les progrès réalisés, afin d'optimiser les cycles de vente et les prévisions.

En savoir plus sur l’ABM ici.

5.12. Les propriétés calculées

Dans Hubspot, les propriétés calculées permettent de définir des équations personnalisées pour des propriétés numériques. On peut ainsi calculer automatiquement le minimum, le maximum, la somme, le nombre et la moyenne pour une propriété pour les fiches pertinentes.

Cela peut s'avérer utile par exemple pour calculer des commissions de commerciaux.

5.13. Les appels

Vous pouvez appeler directement des contacts à partir de leurs fiches d'informations dans HubSpot en utilisant :

• un numéro de téléphone fourni par HubSpot
• un numéro de téléphone sortant enregistré pour appeler
• un fournisseur d'appel tiers comme Aircall ou Ringover.

Vous pouvez bien sûr enregistrer l'appel, prendre des notes au cours de l'appel et enregistrer le tout dans la fiche contact.

5.14. Les reportings et KPI

Le reporting commercial est un incontournable de toute organisation. Il a pour but de mesurer et d’analyser l’activité à l’aide d’indicateurs de performance (KPI) pour pouvoir prendre des décisions et guider la démarche commerciale.

Le reporting commercial doit être un outil fiable, partagé, qui crée de la valeur pour l'ensemble des équipes opérationnelles de votre entité.

En ce sens, les reportings sont nombreux dans Hubspot Sales Pro.

• Reporting des ventes :

Les rapports d’activités courants :

productivité par commerciaux, temps de réponse ou prise en charge d’un lead, transactions créées, temps passé par phase de transaction,

Les prévisions (forecast) et pipeline :

atteinte des objectifs, estimation de chiffre d’affaires potentiel dans le pipeline de vente, entonnoir de transactions, prévisions pondérées…

Les résultats :

chiffre d’affaires, raison de perte de transaction, vélocité dans le pipeline avant vente…

• Analyse du contenu des ventes :

Pour analyser et améliorer notamment vos modèles d'emails, les documents traqués (plaquettes etc) ou encore la performance de vos séquences de prospection : ouvertures, clics et réponses.

• Analyse du chiffre d’affaires :

On peut ici constater par exemple l’analyse des nouveaux revenus récurrents, les revenus récurrents existants et le nouveau business.

• Tableaux de bord et rapports

En conclusion, installer un outil comme Sales Pro est indispensable pour vos commerciaux. En revanche, un outil reste un outil et il faut, pour en tirer profit, le paramétrer avec rigueur pour s’en assurer le succès.

Il va de pair avec un changement de méthode de travail pour que vos commerciaux soient plus productifs et qu'ils passent plus de temps avec leurs clients.

Mon équipe se tient à votre disposition pour vous aider dans la modernisation du processus de vente, des méthodes et outils à implémenter.