Signature électronique : top 10 des outils pour améliorer vos processus

La signature électronique est à présent incontournable dans les processus d'affaires, permettant aux entreprises de gagner du temps, de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité.

Utilisée pour tous types de signature (propale, offre commerciale, contrats commerciaux, bon de commande, contrat de travail, bon de livraison, transactions financières, accords juridiques, formulaires administratifs …) elle s’est imposée comme outil essentiel pour fluidifier et simplifier les processus.

Voici dans cet article ce que vous devez savoir sur la signature électronique et une sélection des 10 meilleurs outils sur le marché, chacun offrant ses propres fonctionnalités uniques pour répondre aux besoins variés (intégrables à leur SI, CRM) des organisations.

 Définition : qu’est ce que la signature électronique 

1.1. Définition

La signature électronique est un mécanisme numérique utilisé pour authentifier et approuver la véracité et l'intégrité d'un document ou d'une transaction électronique. 

Contrairement à une signature manuscrite traditionnelle, qui implique l'acte physique de signer un document sur papier, une signature électronique est appliquée électroniquement à un document numérique via une technologie sécurisée.

Une signature électronique peut prendre différentes formes allant des simples images scannées de signatures manuscrites aux signatures biométriques, telles que les empreintes digitales ou les signatures manuscrites capturées électroniquement, en passant par des méthodes plus avancées utilisant des algorithmes de cryptographie pour créer des empreintes numériques uniques.

Enfin, selon Wikipédia “la signature numérique est officiellement reconnue en Europe depuis janvier 2000 (directive 1999/93/CE2) mais c'est depuis le 1er juillet 2016, date d'entrée en vigueur du règlement eIDAS (identification électronique et services de confiance), que sa valeur légale minimale est identique au sein de toute l'Union européenne (et quelques pays partenaires: Liechtenstein, Norvège et Islande). Ce règlement précise notamment que la signature électronique qualifiée bénéficie du même statut et des mêmes effets juridiques que son équivalent manuscrit”

1.2. La signature électronique assure trois fonctions clés :

• Authentification : pour vérifier l'identité de la personne qui signe le document, assurant ainsi l'intégrité de la transaction. Cela peut être un SMS et/ou un email envoyé au bon destinataire.
• Intégrité : pour garantir que le contenu du document n'a pas été altéré ou modifié depuis sa signature, en utilisant des techniques de cryptographie afin de détecter toute modification.
• Non-répudiation : pour empêcher le signataire de nier plus tard son engagement envers le document signé. 

1.3. Conformité au Règlement eIDAS :

Lors du choix d'un outil de signature électronique, il est essentiel de considérer la conformité aux réglementations légales, telles que le règlement eIDAS (identification électronique et services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur européen). 

Le règlement eIDAS définit les normes pour les signatures électroniques dans l'Union européenne, garantissant leur validité juridique et leur sécurité. Elle a la même valeur légale qu'une signature manuscrite et ce, dans toute l’UE.

Les solutions de signature électronique (voir ci-après) de la plupart des solutions sur le marché sont conçues pour être conformes au règlement eIDAS, offrant des garanties de sécurité et de validité juridique pour les transactions électroniques dans l'UE.

En choisissant une solution conforme à eIDAS, les entreprises peuvent avoir la certitude que leurs signatures électroniques sont reconnues comme juridiquement valables dans toute l'Union européenne, renforçant ainsi la confiance des parties impliquées dans les transactions électroniques.

Le règlement eIDAS reconnaît trois niveaux de signature électronique : simple, avancé et qualifié.

• Signature électronique simple : 

Ce niveau de signature électronique établit un lien notionnel entre deux ensembles de données numériques, où l'un représente la signature appliquée à l'autre. Une signature électronique simple peut être aussi basique qu'un nom écrit au bas d'un message électronique. Elle ne garantit pas nécessairement l'intégrité des données signées.

• Signature électronique avancée : 

La signature électronique avancée comprend des liens techniques entre les données signées, la signature et le signataire, dans le but de garantir l'intégrité des données, l'identification du signataire et la non-répudiation.

Ce niveau de signature fait généralement appel à une signature numérique, impliquant des moyens cryptographiques pour assurer la sécurité et la fiabilité du processus.

• Signature électronique qualifiée : 

La signature électronique qualifiée est une forme avancée de signature électronique qui repose sur un certificat qualifié et est créée à l'aide d'un dispositif de signature qualifié. Ce niveau offre une assurance de qualité supplémentaire, garantissant notamment que l'identité mentionnée sur le certificat correspond à celle de la personne physique qui l'a reçu, et que le dispositif de signature utilisé est conforme aux normes requises.

 Les avantages et les inconvénients de la signature électronique

2.1. Les avantages de la signature électronique:

• Réduction des délais de traitement : plus rapides que les signatures manuscrites en réduisant ainsi le temps nécessaire pour finaliser les transactions. Un gain de temps et de productivité évident pour vos équipes.
• Réduction des coûts : Sans papier ni encre et de frais postaux, vous ferez des économies significatives sur le long terme.
• Accessibilité : avec une simple connexion internet, les signataires peuvent signer les documents où qu’ils soient et à tout moment
• Sécurité renforcée : la signature électronique dispose de sécurité avancée telles que le cryptage des données et l'authentification multifactorielle, garantissant l'intégrité et des documents signés.
• Suivi et traçabilité : les solutions de signature électronique fournissent des pistes de vérification détaillées pour chaque étape du processus de signature, offrant une transparence et une traçabilité accrues.
• Intégrable à votre CRM la plupart du temps via API (Application Programming Interface en VO ou Interface de Programmation d'Application en VF)
• Intégrable à votre CRM la plupart du temps via API (Application Programming Interface en VO ou Interface de Programmation d'Application en VF)

2.2. Les inconvénients de la signature électronique :

• Dépendance à l'égard de la technologie : les interruptions de connexion ou les pannes de serveurs peuvent empêcher l'accès aux documents ou perturber le processus de signature.
• Conformité légale : bien que la plupart des pays reconnaissent la validité juridique des signatures électroniques, certains documents peuvent nécessiter des signatures manuscrites pour des raisons réglementaires.
• Adoption : quelques organisations sont encore réticentes à adopter de nouvelles technologies et préférer les méthodes traditionnelles de signature manuscrite.
• Sécurité des données : aucun système n’est infaillible et bien que les solutions de signature électronique soient généralement sécurisées, il existe toujours un risque potentiel de violation de données ou de compromission de la sécurité.

Les 10 meilleurs outils de signature électronique 

3.1. DocuSign : le leader mondial

DocuSign est la plateforme de gestion des signatures électroniques et des transactions numériques la plus utilisée au monde (188 pays). L' application est prisée des services financiers, juridiques, commerciaux, ressources humaines notamment dans le secteur immobilier ou de la santé.

Fonctionnalités : 

DocuSign est une plateforme complète de signature électronique qui permet aux utilisateurs de signer, envoyer, suivre et gérer des documents de manière électronique. Il offre des fonctionnalités avancées telles que la gestion des contrats, la conformité réglementaire et l'intégration avec d'autres outils de productivité.

• Avantages : Intégrations robustes, API Rest, expérience utilisateur conviviale, sécurité de haut niveau.

• Inconvénients : Coût élevé pour les grandes entreprises, certaines fonctionnalités avancées peuvent nécessiter un apprentissage. Certains utilisateurs peuvent également trouver l'interface un peu complexe à utiliser. Un support technique parfois lent selon les avis lus sur les sites spécialisés Appvizer, Capterra ou G2.

3.2. Adobe Sign : une des leaders mondiaux

Adobe Acrobat Sign propose une suite complète de fonctionnalités de signature électronique intégrées à l'écosystème Adobe.

Solution reconnue et appréciée des TPE au grand groupe, Adobe Acrobat Sign équipe également des organismes du secteur de la santé et des institutions financières. 

Son crédo : accélérer des processus métier essentiels dans les services de vente, de RH, les services juridiques et l’exploitation.

Fonctionnalités : 

Adobe Acrobat Sign est, comme la plupart des outils de signature électronique, conforme aux législations notamment la loi ESIGN Act des États-Unis et le règlement eIDAS de l’Union européenne.

• Avantages : Intégration transparente avec les autres produits Adobe, sécurité renforcée. Solution fiable. API.
• Inconvénients : Tarification basée sur les besoins (par exemple Assistance 24 h/24, 7 jours/7 non prévue en plan standard), peut être moins conviviale pour les utilisateurs inexpérimentés.

3.3. Dropbox Sign (ex HelloSign) :

Dropbox Sign se distingue par sa simplicité. Il vous suffit d'ouvrir votre fichier, d'ajouter une signature (ou du texte, une date, une coche, etc.) et de laisser HelloSign faire le Reste.

Fonctionnalités : 

Dropbox Sign propose trois fonctionnalités principales :

• Signer et envoyer des documents

Vous pouvez ajouter votre signature (ou du texte, une date, une coche, etc.) depuis n'importe quel fichier dans Google Drive, Dropbox, Box ou Evernote. Il est possible de signer et envoyer n'importe quel type de document (PDF, Word, Excel, etc.).

• Demander des signatures

Vous pouvez télécharger le document que le destinataire (fournisseur, employé, pRestataire..) doit signer, d'attribuer le champ de signature et d'envoyer votre demande.

• Documents réutilisables

Vous pouvez créer des modèles et administrer un lien unique et réutilisable hébergé sur votre site ou envoyé par e-mail.

Avantages : Interface intuitive, tarification flexible, bon support client. 3 documents gratuits par mois. API Rest

Inconvénients : Peut manquer de certaines fonctionnalités avancées, prévoir un coût supplémentaire pour les intégrations avancées. Un support technique parfois lent selon les avis lus sur les sites spécialisés Appvizer, Capterra ou G2.

A noter que Dropbox Sign s’intègre dans Hubspot CRM et permet de suivre les interactions et le statut de signature.

Par ailleurs, Dropbox Sign est aussi inclus dans les devis de la brique CRM Hubspot Sales Hub (10 signatures incluses par mois par utilisateur).

3.4. airSlate SignNow :

Parmi les mieux notés en 2024 sur G2, airSlate SignNow propose des fonctionnalités avancées de signature électronique, de gestion de documents et de flux de travail. 

Fonctionnalités : 

• importer des fichiers depuis un email et Google Drive.
• définir un ordre de signature
• attribuer des rôles à toutes les parties.
• obtenir une notification de signature et de rappel.
• suivre  l'état du document.
• collaborer sur un modèle via la création d'équipe.
• enregistrer et réutiliser les signatures.
• éditer les documents
• créer des liens de signature.

Avantages : Facilité d'utilisation, tarification abordable pour les petites entreprises et grosse remise de 60%) pour un plan annuel. Une API Rest pour les intégrations avec vos outils.

Inconvénients : quelques limitations de fonctionnalités dans les versions d’entrée de gamme

3.5. OneSpan Sign (anciennement eSignLive) :

OneSpan aide les entreprises à accélérer les transformations numériques dans les entreprises nécessitant un niveau de sécurité élevé.

Reconnu par des entreprises mondiales leaders, dont plus de 60 % des 100 plus grandes banques au monde, OneSpan opère dans plus de 100 pays. On retrouve aussi OneSpan Sign dans les secteurs d'activité réglementés et les bureaux d'études les banques, compagnies d'assurance ou agences gouvernementales.

Fonctionnalités : 

OneSpan Sign se distingue par sa sécurité avancée et sa conformité réglementaire. Il offre des fonctionnalités de signature électronique sécurisée, ainsi que des outils de gestion des documents et des contrats. API Rest.

• Avantages : Sécurité renforcée, conformité réglementaire, intégrations solides.Tarification simple.

• Inconvénients : Certaines fonctionnalités peuvent être complexes ou limitées pour les utilisateurs novices. Un support technique parfois lent selon les avis lus sur les sites spécialisés Appvizer, Capterra ou G2.

3.6. PandaDoc :

Pandadoc annonce une "augmentation de 20 % des taux de clôture" (nombre de documents signés / nombre de documents envoyés) grâce à sa solution.

Éditeur américain spécialiste des propositions, des devis et des contrats, Pandadoc se distingue par les signatures illimitées, les modèles réutilisables, la modification dans l’application, l’intégration CRM et l’assistance 24 heures/24, 7 jours/7. 

Fonctionnalités : 

PandaDoc offre des fonctionnalités de création, d'envoi et de suivi de documents et, entre autres, une bibliothèque de modèles intéressante, la customisation des documents. Il permet également la gestion des contrats et des flux de travail pour simplifier les processus commerciaux et le suivi dans le CRM (SalesForce, Hubspot, Pipedrive, Monday, Zoho, Copper…)

• Avantages : Interface intuitive, outils de gestion des contrats, intégrations aux CRM leaders du marché. API Rest
• Inconvénients : Tarification basée sur les fonctionnalités, coût des addons parfois élevé. Certaines fonctionnalités demandent un peu d’entrainement 

On vous laisse découvrir l’étude de cas LLUM, passé de 0 à 10 M€ de revenus en 24 mois avec notre intégration Hubspot CRM - Pandadoc.

3.7. Oneflow :

Oneflow est une très bonne solution qui vous permet de créer, signer et suivre tous vos contrats sur une seule et même plateforme.

Fonctionnalités : 

Avec une interface très claire et bien organisée, la plateforme vous offre un aperçu complet de l’ensemble de vos workflows, de l’édition de vos contrats jusqu’à leur signature.

Fonctionnalités clés : Gestion des contrats, signature électronique, automatisation des workflows.

• Avantages : Fiable et agréable à utiliser. Interface conviviale, flux de travail automatisé, sécurité renforcée. Intégration au CRM Hubspot simple et native:  directement reliée à vos fiches contacts, entreprise ou deals. Et depuis peu même aux objets customisés de Hubspot (version entreprise) 
• Inconvénients : Fonctionnalités limitées en dehors de la gestion des contrats, tarification potentiellement élevée pour les grandes entreprises.

3.8. YouSign :

Solution Française créée en 2013, Yousign a conquis 15 000 clients.

Ils annoncent "45 % d'augmentation de conversion" sur les parcours de signature digitalisés.

Leur produit est simple et agréable à utiliser.

Fonctionnalités : 

Signature électronique sécurisée, gestion des documents, stockage, conformité avec les réglementations européennes.

• Avantages : Sécurité renforcée, conformité réglementaire, interface conviviale. Facilité d’utilisation du logiciel, les évolutions du produit régulières, API.
• Inconvénients : Pas d’app mobile à date

3.9. GetAccept :

Créé en 2015, GetAccept, produit de la Silicon Valley,  propose une solution qui combine signature électronique, tracking de document, vidéo d’introduction et bien d’autres fonctionnalités.

GetAccept annonce une "croissance de taux de closing de 35%" de ceux qui utilisent sa solution.

Fonctionnalités : 

Signature électronique, suivi des documents, automatisation des ventes. Une option CPQ intéressante (configure, price, quote) et bibliothèque de produits disponible avec l'offre Enterprise +. API Rest.

• Avantages : Automatisation des processus de vente, suivi des documents avancé, intégrations robustes. API. Intégration à 500 apps et aux CRM du marché dont Hubspot , SalesForce….
• Inconvénients : Tarification basée sur les fonctionnalités de 15 à 79 €, peut être trop complexe pour les petites entreprises.

3.10. Universign

Plateforme SaaS de services de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage. UNIVERSIGN est reconnu comme prestataire de services de confiance qualifié eIDAS.

Parmi ses clients, des banques et des assureurs comme SWISS LIFE, AG2R la Mondiale, BNP PARIBAS CARDIF, AXA

Fonctionnalités : 

Signature électronique, conformité réglementaire, sécurité avancée.

• Avantages : Sécurité, conformité, large compatibilité avec les formats de documents. API.
• Inconvénients : Il n’existe pas d’offre gratuite pour tester Universign. La solution propose des packages de documents à signer. Peut manquer de certaines fonctionnalités avancées présentes dans d'autres solutions.

En conclusion, la signature électronique offre de nombreux avantages en termes de rapidité, d'efficacité et de sécurité, mais il est important de choisir la bonne solution en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, de son intégration à vos outils, notamment CRM et de prendre en compte les considérations légales et de sécurité. 

SI vous voulez choisir la meilleure solution pour améliorer vos processus commerciaux, je vous invite à échanger en prenant RV sur mon agenda. Nous sommes partenaires intégrateurs Hubspot depuis 2015 et partenaires de plusieurs des solutions susmentionnées.