"Un CRM on en a besoin pour nos équipes mais c'est complexe et cher" nous a confié Jean-Jacques, le DAF d'une PME. Idée reçue. Cela dépend de beaucoup plus d'éléments : les besoins, les objectifs, les processus de vente et métier et surtout le ROI...
Néanmoins pour débuter sereinement, il y en a un qui se détache : moderne, gratuit (pour les fonctionnalités de base) et meilleur CRM du marché depuis 4 ans selon G2.
HubSpot CRM, puisque c'est son nom, est une plateforme puissante fourmillant de possibilités. Nous sommes conscients néanmoins que les différents tarifs proposés par les éditeurs historiques peuvent être parfois un frein pour la TPE/PME (même si au final seuls le ROI et l'adoption comptent) qui souhaite débuter sa transformation digitale et disposer d'un outil sûr pour ses commerciaux et son service marketing, et notamment d'un CRM performant, intuitif et efficace à moindre coût.
Dans cette optique, HubSpot propose une puissante version 100% gratuite vous permettant de faire passer votre business à l'étape supérieure et ce... sans dépenser le moindre euro ! Tour d'horizon des quelques fonctionnalités proposées par cette version gratuite.
HubSpot CRM est-il vraiment gratuit ?
A l'instar de nombreux éditeurs de logiciels qui proposent des essais ou des versions gratuites, HubSpot dispose d'une offre « Outils gratuits », utilisable sans avoir à saisir vos informations bancaires.
Cette option gratuite inclut l'accès à la plateforme CRM (Smart CRM), à des outils marketing de base (Marketing Hub), à des fonctionnalités de vente (Sales Hub), à des outils de service client (Service Hub) et à la gestion de contenu (Content Hub).
Idéal pour débuter. Gratuit certes, mais limité.
Cette version gratuite du CRM HubSpot permet tout de même de stocker 1 million d’enregistrements pour les objets standards, de suivre les transactions et de gérer votre pipeline de ventes mais pas d'automatiser par exemple ou de personnaliser à outrance votre instance.
De nombreuses entreprises débutent néanmoins avec cette version avant de passer à la version supérieure (Starter, Pro ou Entreprise), notamment les toutes petites équipes (2 utilisateurs actifs) dont les besoins en gestion de la relation client sont (très) basiques.
Cependant, vous finirez tôt ou tard par vous confronter à des limitations de fonctionnalités qui pourraient vous contraindre à opter pour des versions payantes (et un accompagnement partenaire) à mesure que votre entreprise se développe et grandit. Et c'st bien normal.
Il s'agit donc pour ne pas créer de frustrations inutiles, de comprendre ces limites et d'avoir des attentes réalistes quant aux fonctionnalités offertes par le forfait à 0€/mois.
A noter qu' HubSpot ne présente pas aujourd’hui cinq “plans gratuits” séparés, un par Hub. La logique officielle actuelle est plutôt la suivante : une édition unique “Free Tools”, qui regroupe des versions allégées de certaines fonctionnalités payantes, plus une base CRM gratuite servant de fondation à toute la plateforme.
HubSpot indique en outre que son CRM gratuit est 100 % gratuit, sans date d’expiration, avec jusqu’à deux utilisateurs et jusqu’à 1 000 contacts dans les comptes gratuits. Le catalogue officiel précise aussi une limite de 1 million d’enregistrements pour les autres objets standards dans les comptes gratuits.
Dans cette édition gratuite, on retrouve notamment :
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gestion des contacts et des entreprises
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gestion des deals, des tâches et activités
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gestion du ticketing
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gestion des formulaires
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live chat
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boîte de réception partagée
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pages web
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blog et quelques outils de contenu/CMS.
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meeting scheduling, intégrations e-mail Gmail/Outlook/Exchange
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synchronisation de données pour certaines intégrations
Smart CRM gratuit : tour d'horizon
Ce qu’il est possible de faire
La brique CRM gratuite de HubSpot sert de base de données unifiée pour centraliser les informations clients et les interactions. HubSpot la présente comme le socle sur lequel viennent se brancher les outils marketing, vente, service et opérations (Data).
En version gratuite, on peut donc :
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gérer les contacts
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suivre leur activité sur le site
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enregistrer les entreprises
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créer des deals, tâches et activités
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utiliser un pipeline de deals
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suivre un historique d’activité
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créer des propriétés personnalisées
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connecter sa messagerie Gmail/Outlook/Exchange (voir point 3)
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utiliser l’app mobile
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gérer les utilisateurs et certaines permissions
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connecter des applications via le Marketplace.
HubSpot met aussi en avant, dans son CRM gratuit, des fonctions populaires comme le tracking d’e-mails, les templates d’e-mails, le partage de document, la prise de rendez-vous, le live chat et même les devis dans sa présentation marketing du Free CRM.
Limites confirmées
Les limites les plus structurantes du CRM gratuit sont :
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2 utilisateurs gratuits
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1000 contacts maximum en base
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1 million d’enregistrements pour les autres objets standards
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1 seul pipeline de deals : un pipeline de vente pour vous ou vos commerciaux afin de suivre l'avancée des affaires en cours et le processus de vente.
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10 propriétés personnalisées au total
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200 notifications de tracking d’e-mails par mois
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3 templates d’e-mails maximum :
Avec le Sales Hub, vous pouvez créer vos propres modèles d'emails, suivez les performances en temps réel et partagez les bonnes pratiques avec votre équipe. :
- envoi de devis
- email de relance
- email de prospection
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3 snippets (blocs notes) maximum
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5 documents maximum : vous pouvez aussi gérer une base documentaire (CGV, catalogues, RIB, Kbis...) pour vos commerciaux.
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1 lien de meeting personnel maximum (type Calendly)
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un historique d’activité limité aux 30 derniers jours pour le record timeline mentionné dans le catalogue.
En pratique, cela veut dire que le Smart CRM gratuit est solide pour structurer une base commerciale simple, mais qu’il devient vite limité pour une équipe qui a besoin de volumétrie, de personnalisation poussée, de plusieurs pipelines ou d’un historique CRM plus étendu.
Connexion CRM HubSpot et boite email Outlook ou Gmail
La version gratuite inclut le suivi des e-mails. Lorsque vous envoyez des e-mails via HubSpot ou utilisez leurs extensions pour Gmail ou Outlook, vous voyez quand les destinataires ouvrent les messages ou cliquent sur les liens. Ces informations permettent aux équipes commerciales d'optimiser leurs relances.
Un logiciel CRM performant relié à votre boite email et à votre agenda Gmail / Outlook (ou Exchange) est un bon début pour centraliser l'information.
Le tout avec un outil de création de signature pro simple à implémenter.
Le fait de centraliser tous les contacts au même endroit favorisera la collaboration entre vos différents services.
C'est une fonctionnalité de base, et elle est gratuite.
Bonus
Pour aligner efficacement vos équipes et maximiser l'impact de votre CRM, il est essentiel de bien cadrer vos besoins dès le départ. Notre modèle de cahier des charges CRM vous aide à structurer votre projet, définir vos objectifs et assurer une adoption fluide au sein de vos équipes.
Marketing Hub : un outil marketing gratuit jusqu'à 2000 emails/mois
Vous pouvez également envoyer jusqu'à 2000 emails gratuit avec la fonctionnalité Marketing Hub et suivre les intéractions sur le site web.
Plus besoin d'avoir Mailchimp, Mailjet, Brevo (ex Sendingblue) ou autres outils non liés à votre base de données. Celui-ci est natif à HubSpot et conforme au RGPD.
Ce qu’il est possible de faire
HubSpot confirme qu’on peut commencer gratuitement avec les outils de Marketing Hub.
Dans l’édition gratuite, cela recouvre notamment les formulaires, l’automatisation simple des formulaires, l’email marketing, la gestion publicitaire, le retargeting publicitaire, la segmentation CRM, le suivi de santé des e-mails, ainsi que certains objets marketing comme le marketing events object.
Concrètement, HubSpot confirme en gratuit :
- des formulaires standalone, embarqués et collectés
- l’e-mail marketing
- la connexion de comptes publicitaires : Meta, Linkedin, Google
- la création d’audiences website-only pour les ads
- la segmentation CRM
Limites confirmées
Les limites documentées sont très précises :
- formulaires avec branding HubSpot ;
- 1 e-mail automatisé par formulaire ;
- 1 seule action automatisée pour l’email automation en gratuit
- 3 comptes publicitaires connectés maximum au total
- en ads, création d’audience limitée au website audience creation only ;
- 2 000 envois d’e-mails marketing par mois calendaire, avec branding HubSpot
- templates d’e-mails marketing basiques seulement ;
- 10 segments CRM actifs et 1 000 segments CRM statiques, avec des critères de segmentation limités aux soumissions de formulaires, propriétés de contact et activité e-mail marketing.
Important aussi : HubSpot précise que, dans les outils gratuits, l’automatisation des formulaires est limitée à un simple workflow par formulaire avec une seule action. Les workflows plus complets relèvent des offres supérieures.
Limites
Il est exact de dire que le Marketing Hub gratuit permet de capturer des leads, envoyer des campagnes simples, créer quelques actifs de conversion et connecter la pub. En revanche, la version gratuite n'est pas un véritable outil d’automation marketing avancée. Ne rêvez pas.
Service Hub gratuit : le ticketing pour gérer son SAV basique
Ce qu’il est possible de faire
HubSpot indique que le niveau gratuit de Service Hub inclut l’essentiel pour démarrer : ticketing, shared inbox, live chat et intégrations basiques.
L'éditeur fournit également une boîte de réception partagée ou l'intégration de Facebook Messenger.
En clair, la version gratuite permet d’organiser les demandes clients, de traiter les conversations entrantes, de centraliser une adresse d’équipe, de chatter en direct avec les visiteurs et de créer des bots simples pour la qualification, la prise de rendez-vous ou la création de tickets.
Limites confirmées
Les limites confirmées sont les suivantes :
- 1 boite de réception maximum
- le live chat inclut le branding HubSpot
- les bots conversationnels sont limités à la création de tickets, à la qualification de leads et à la prise de rendez-vous, sans logique de branchement personnalisée ni IA
- l’intégration Facebook Messenger est limitée à des messages simples
Limites
Ce n'est évidemment pas la suite de support complète avec agent IA, base de connaissances, portail client, enquêtes de satisfaction avancées ou API custom : HubSpot réserve ces briques à des niveaux supérieurs pro et entreprise.
L' interfacage avec d' autres logiciels et apps
Ce qu’il est possible de faire
HubSpot indique désormais que Data Hub est disponible en Free, Starter, Professional et Enterprise. La fonctionnalité gratuite la plus clairement documentée est le data sync, c’est-à-dire la synchronisation de données entre HubSpot et des applications tierces.
HubSpot confirme que le data sync est disponible, qu’il fonctionne en mode no code, qu’il peut synchroniser des objets standards HubSpot et qu’il prend en charge plus de 100 intégrations populaires.
Quelques intégrations Hubspot indispensables :
Content Hub free : un site gratuit lié au CRM HubSpot
Avec le Content Hub (ex CMS), vous pouvez également créer un site gratuitement dans HubSpot, à partir de modèles ou depuis zéro.
Le tout relié nativement au CRM. Fini de jongler avec les outils.
Ce qu’il est possible de faire
HubSpot confirme qu’on peut démarrer gratuitement avec plusieurs fonctionnalités relevant aujourd’hui de l’univers Content Hub.
Le catalogue gratuit documente précisément :
- jusqu’à 30 landing pages différentes
- jusqu’à 30 pages de site
- 1 blog, sur le même sous-domaine que le site, avec 100 articles maximum, 20 auteurs et 50 tags
- 1 sous-domaine et 1 ccTLD sur 1 root domain ;
- jusqu’à 3 langues HubSpot supportées pour le multilingue
- des recommandations SEO basiques
- un dashboard web analytics standard
- l'éditeur drag-and-drop
- les thèmes
- le design manager
- l'hébergement premium
- l’AMP pour le blog et la connexion de domaine.
Limites confirmées
Les limites explicitement documentées sont :
- le branding HubSpot sur les landing pages, le site et le blog
- le favicon non personnalisable
- les fonctionnalités avancées disponible dans les versions Starter, Pro et Entreprise
FAQ HubSpot CRM Gratuit
HubSpot CRM gratuit est-il vraiment gratuit ?
Oui. HubSpot indique que son CRM gratuit est 100 % gratuit, sans expiration, et sans carte bancaire requise sur sa page Free CRM.
Combien d’utilisateurs peut-on avoir sur HubSpot gratuit ?
Le catalogue officiel précise que l’édition gratuite est disponible avec jusqu’à deux utilisateurs gratuits.
Combien de contacts peut-on stocker dans HubSpot gratuit ?
Le catalogue indique jusqu’à 1 000 contacts dans les comptes gratuits.
Peut-on envoyer des e-mails marketing avec HubSpot gratuit ?
Oui. HubSpot autorise l’email marketing en gratuit, avec une limite de 2 000 envois par mois calendaire et avec branding HubSpot.
Peut-on créer des workflows dans HubSpot gratuit ?
Oui, mais de façon très limitée. Pour les formulaires, HubSpot confirme un simple workflow par formulaire et une seule action en gratuit.
Peut-on créer des landing pages avec HubSpot gratuit ?
Oui. Le catalogue mentionne jusqu’à 30 landing pages, avec branding HubSpot.
Peut-on créer un site web avec HubSpot gratuit ?
Oui. HubSpot confirme l’accès gratuit à son drag-and-drop website builder, et le catalogue gratuit documente jusqu’à 30 pages web, un blog, l’hébergement, la connexion de domaine et des outils SEO basiques.
Peut-on utiliser Service Hub gratuitement ?
Oui, pour les besoins de base. HubSpot confirme en gratuit l’essential ticketing, la boite email partagée, le live chat et intégrations basiques.
La base de connaissances HubSpot est-elle incluse gratuitement ?
HubSpot réserve la knowledge base aux niveaux supérieurs, avec déblocage au niveau Professional.
Data Hub gratuit existe-t-il vraiment ?
Oui, HubSpot indique que Data Hub est disponible en version Free, Starter, Professional, and Enterprise. En pratique, la fonctionnalité gratuite est le data sync.
Que permet Data Hub gratuit concrètement ?
Il permet de synchroniser des données entre HubSpot et des apps tierces, sans code, avec des intégrations supportées par HubSpot.
Quel support HubSpot fournit-il aux utilisateurs gratuits ?
HubSpot indique que les utilisateurs des outils gratuits sont pris en charge via la communauté uniquement. Les comptes Starter ont en plus l'accès email + chat, et les comptes Pro/Enterprise ont la possibilité de joindre les équipes support par téléphone.
Ai-je accès aux version du CRM HubSpot sur mobile ?
Le CRM HubSpot est disponible sur Android et IOS
HubSpot au travers de cette offre souhaite donc accompagner les TPE/PME qui n'ont pas nécessairement le budget pour amorcer le virage de leur transformation digitale. Et si vous souhaitez vous aussi :
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structurer votre entreprise, vos équipes marketing et commerciales
-
avoir un meilleur suivi de vos emails et de vos contacts
-
gagner du temps dans vos tâches répétitives au automatisant le maximum d'actions
La version gratuite de HubSpot est suffisamment complète pour centraliser les contacts, gérer une première pipeline commerciale, capturer des leads, envoyer des e-mails marketing simples, publier un site léger, traiter des demandes clients de base et synchroniser certaines données avec des outils tiers.
En revanche, dès qu’on cherche de la volumétrie, de l’automatisation avancée, de la gouvernance data poussée, de la personnalisation avancée, du support client structuré à grande échelle ou un site plus ambitieux, on entre dans le périmètre des offres payantes.
C’est particulièrement net pour les workflows, la base de connaissances, le portail client, les règles de sync avancées et la montée en charge des assets marketing et content
Si vous souhaitez échanger, MMIO est partenaire privilégié d'HubSpot depuis 2015. Prenez RV ci-dessous !
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