Près de 2 des managers sur 3 déclarent que le reporting leur demande trop de travail (Source : piloter.org). Chronophage, manque de fiabilité, d’outils ou de méthode, le reporting commercial n’est vraiment pas une partie de plaisir.
Pourtant, tout directeur, manager ou responsable commercial doit mettre en place un tableau de bord qui rassemble les indicateurs clés pour évaluer la performance commerciale de son équipe, mesurer les portefeuilles et atteindre les objectifs fixés par sa hiérarchie. Nous sommes encore loin du compte puisque en moyenne 23% des entreprises ne sont pas capables de dire si leur force de vente à atteint son quota ou non, malgré l'avènement de l'IA et les outils de Business Intelligence (BI) qui simplifient grandement les reportings.
Aujourd’hui, le vrai problème n’est pas tant le manque de données, mais le manque de lisibilité. Les équipes commerciales croulent souvent sous les tâches administratives : selon l'éditeur Salesforce, les commerciaux ne consacrent que 28 % de leur temps à la vente effective, le reste étant absorbé par des tâches comme la saisie, la gestion des opportunités et l’administratif. Dans le même temps, 67 % des commerciaux disent ne pas s’attendre à atteindre leur quota, preuve qu’un meilleur pilotage commercial est devenu indispensable.
D’après McKinsey, environ un tiers des tâches commerciales et sales ops peuvent être automatisées avec les technologies actuelles, ce qui redonne du temps aux équipes pour vendre plutôt que pour consolider des reportings
Nous vous partageons 5 conseils pour élaborer un tableau de bord commercial efficace, et pourquoi il est indispensable d'en mettre un en place.
Un tableau de bord commercial est l’outil indispensable qu’il vous faut mettre en place pour gérer et piloter votre structure avec efficacité et sérénité.
Sans tableau de bord, pas d’analyse, pas de projections, pas de prévisionnel des ventes (forecast en VO), pas de vision et en définitive pas d'amélioration du processus de vente.
Ce qui ne se mesure pas ne peut pas s’améliorer
Comment alors booster vos ventes, si vous ne savez pas ce qui a été fait, et ce qui est dans votre “pipe commercial” ?
Votre tableau de bord commercial vous permettra de mesurer les performances commerciales passées, et de vous projeter sur les opportunités à venir. Il s’agit donc d’un outil de pilotage et d’aide à la décision.
La mise en place d’un tableau de bord commercial est nécessaire pour mesurer l'activité et les revenus, mais aussi pour assurer la pérennité de votre entreprise.
L’enjeu n’est plus seulement de suivre les ventes, mais de décider plus vite et mieux. Les équipes commerciales qui utilisent l’IA obtiennent de meilleurs résultats : selon Salesforce, elles sont 1,3 fois plus susceptibles d’enregistrer une croissance de leur chiffre d’affaires. Gartner indique de son côté que les vendeurs qui savent travailler efficacement avec l’IA sont 3,7 fois plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs
Chaque tableau de bord sera propre à chaque directeur commercial, selon ses objectifs.
Par exemple, un tableau de bord qui concerne un point de vente sera différent d’un tableau de bord avec des vendeurs itinérants. Les objectifs sont différents, les critères aussi.
Deux objectifs qui sont souvent communs à tous les tableaux de bord :
Il permet de connaître les performances commerciales sur une période passée si besoin, de mettre en place des actions correctrices.
Dans ce cas les indicateurs du reporting pourraient être :
Il permet de se projeter dans l’avenir et d’organiser en conséquence sa force de vente.
Ici on regarde plutôt des indicateurs comme le prévisionnel de vente ou le tunnel de vente (pipeline commercial, nombre d'opportunités créées par mois, trimestre etc).
Si vous avez mis en place une stratégie digitale et de la prospection sur le web, vous pouvez aussi imaginer coupler les indicateurs de chiffres d’affaires avec des indicateurs d'expérience client : temps moyen de prise en charge d’un prospect web par exemple ou encore la vitesse du deal dans le pipeline (Sales Pipeline Velocity, indicateur très utilisé en SaaS)
Par ailleurs, il est important de définir dès le début à qui sera destiné le tableau de bord :
La temporalité de votre tableau de bord commercial est également importante. Souhaitez-vous avoir des rapports :
L’idée ici est d’avoir un tableau de bord synthétique, qui vous permettra de prendre rapidement une décision et mettre en place des actions correctrices.
Trop de données, tue la donnée.
Pour ce faire, il est préférable de sélectionner les bons KPI commerciaux (key performance indicators en VO), à savoir les indicateurs clés de performance. Ils sont différents en marketing.
Quelques règles à suivre :
Les outils de reporting sont nombreux, vous avez peut-être en tête Excel. Malheureusement ce n’est pas l’outil le plus efficace pour faire des reportings.
Consultez aussi l’article : Pourquoi vous ne devriez surtout pas utiliser Excel en guise de fichier client
Excel c’est un super tableur, très utile mais qui comporte des risques :
Si vous n’avez pas encore d’outil à votre disposition ou si vous n’êtes pas satisfait de votre outil actuel, nous préconisons fortement d’utiliser un outil de tableaux de bord directement connecté à votre base de données client (CRM) sur laquelle travaille votre équipe commerciale au quotidien.
C’est le cas d’Hubspot, un outil en partie gratuit, alimenté par l'IA, qui vous permet de stocker votre base de données. Il existe d’autres systèmes de ce type comme Salesforce, Pipedrive, Dynamics, Zoho, etc..
L’important est de choisir un outil de reporting qui est évolutif.
Pour choisir votre outil, ne restez pas bloqués sur le coût de la solution. Ce qui compte c’est la simplicité d’usage, la fiabilité des données et la possibilité de faire évoluer l’ensemble facilement. Et le ROI que vous en tirerez.
Myreport, Excel, Sheet, Power BI ou encore Qlikview sont quelques uns des outils classiques de reporting mais on peut en trouver des “plus avancés" en matière de d'intelligence décisionnelle comme SSRS ou Power BI de Microsoft, ou encore Sisense pour les datas plus complexes.
Et pour aller plus loin, on trouve sur le marché des outils d'analyse comme SAP BI qui proposent l'analyse prédictive en temps réel ou encore de l'analyse de données émanant de sources multiples. On parle de machine learning et c’est plutôt réservé aux grands groupes….pour le moment.
Ce sont eux qui sont à la source de la donnée à partir de laquelle vous pourrez monter vos reportings commerciaux. Vous devez donc les convaincre de saisir les données, du moins sur la partie non autopmatisable.
On sait que la qualité d’un tableau de bord commercial dépend directement de la qualité de la donnée saisie dans le CRM. Or, c’est souvent là que le bât blesse : les commerciaux ne consacrent que 28 % de leur semaine à vendre réellement, selon Salesforce.
Conseil :Automatiser la remontée de données et simplifier la saisie devient donc un levier direct de performance commerciale
Enfin, voici quelques-uns des KPI commerciaux que nous avons l'habitude de mettre en place chez nos clients. Et on peut bien sûr les automatiser, afin que chaque matin ou lundi matin, vendredi soir ou chaque 1er du mois vous puissiez, dans votre boîte email ouvrir le rapport avec :
Un tableau de bord commercial est un outil de pilotage qui centralise les principaux indicateurs de performance des ventes : chiffre d’affaires, nombre d’opportunités, taux de conversion, pipeline, marge, forecast ou encore performance par commercial. Il permet de suivre l’activité, d’identifier les écarts et de prendre des décisions plus rapidement. HubSpot le définit comme une interface qui présente les données de vente sur une période donnée afin d’évaluer l’atteinte des objectifs et d’éclairer la prise de décision.
Il sert à piloter la performance commerciale, suivre les objectifs, repérer les points de blocage dans le pipeline, améliorer le forecast et aider les managers à arbitrer plus vite. C’est aussi un moyen de réduire le reporting manuel et de fiabiliser les données utilisées par les équipes commerciales et la direction.
Les KPI les plus fréquents sont :
Le bon choix dépend toujours de l’objectif du dashboard : reporting, pilotage, forecast, management d’équipe ou suivi d’un point de vente.
Le reporting commercial regarde surtout les résultats passés à un instant T. Le tableau de bord commercial, lui, sert davantage au pilotage continu : il suit les résultats, mais aussi les leviers d’action, les écarts, les alertes et les tendances à venir. En pratique, le reporting est souvent une composante du tableau de bord, pas son équivalent.
Tout dépend de ton niveau de maturité. Excel ou Google Sheets peuvent convenir pour démarrer, mais montrent vite leurs limites en fiabilité, automatisation et collaboration. Dès que le volume de données augmente, il est préférable d’utiliser un CRM ou un outil BI connecté à la donnée source : HubSpot, Salesforce, Power BI, Qlik, Tableau, MyReport, etc. Microsoft rappelle d’ailleurs qu’un bon dashboard doit raconter une histoire claire sur une seule page avec les indicateurs essentiels.
Il vaut mieux rester sélectif. Un bon tableau de bord commercial doit être lisible en quelques secondes. En pratique, mieux vaut afficher une poignée de KPI vraiment utiles plutôt qu’une accumulation de chiffres difficiles à exploiter. Power BI rappelle justement qu’un tableau de bord efficace tient sur une seule page et ne montre que les éléments clés.
Parce qu’un tableau de bord n’est fiable que si les données sont fiables. Lorsqu’il est directement connecté au CRM, il limite les ressaisies, réduit les erreurs et permet un suivi plus proche du temps réel. C’est essentiel quand on sait que les commerciaux ne consacrent qu’une part limitée de leur temps à vendre réellement, une grande partie étant encore absorbée par des tâches administratives.
Pour fiabiliser un tableau de bord commercial, il faut :
McKinsey souligne qu’environ un tiers des tâches commerciales peuvent être automatisées, ce qui aide justement à réduire les erreurs manuelles et à fluidifier le pilotage.
Excel peut suffire pour une petite structure ou un besoin ponctuel. Mais pour un suivi commercial fiable, partagé et automatisé, un CRM ou un outil BI connecté au CRM est généralement plus pertinent. Excel reste utile pour faire des analyses ou des prototypes, moins pour piloter durablement une équipe commerciale multi-utilisateurs.
Le tableau de bord commercial n’est plus un simple outil de reporting. C’est un outil de pilotage, d’anticipation et d’aide à la décision. En résumé, un tableau de bord commercial efficace doit être simple à lire, connecté à la bonne source de données et centré sur quelques KPI vraiment utiles. Son objectif n’est pas de produire plus de reporting, mais d’aider les commerciaux et les managers à prendre de meilleures décisions, plus vite.
Depuis plus de 10 ans notre agence MMIO accompagne la mise en place de ces outils de pilotage commercial, des KPI marketing ou des KPI du service client, notamment avec la mise en place d'HubSpot CRM dans votre organisation.
Si vous souhaitez mettre en place une stratégie commerciale adaptée, téléchargez notre guide ou consultez notre page dédiée à la prospection commerciale à l’heure du digital :